In mijn lezing zal ik vanuit de Benedictijnse uitgangspunten de Prioriteitenmatrix van Eisenhower introduceren. Deze vroegere president van Amerika had in zijn drukke leven ontdekt dat urgente zaken zelden belangrijk zijn en belangrijke zaken zelden urgent. Om zijn woorden kracht bij te zetten ontwikkelde hij een prioriteitenmatrix, ook wel het Eisenhower-schema genoemd. Het concept is vooral beroemd geworden door timemanagementgoeroe Stephen Covey. En ik beweer dus vanavond dat dit ook heel goed past bij de visie op werk en taakverdeling in de Regel van Benedictus.
De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten. Je krijgt dan de volgende matrix:
De kunst is nu je prioriteiten goed te stellen en je werkzaamheden te verdelen over zowel het eerste als het tweede kwadrant. Het gaat erom je tijd zó te organiseren dat het merendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant. Hier bevindt zich namelijk het échte werk en dat bepaalt uiteindelijk de kwaliteit van je werk en je resultaten.
Ik hanteer dit schema regelmatig en echt, het levert me tijd en overzicht op.
Er is nog een andere - veelgebruikte methode - die je helpt bij het bepalen van je prioriteiten. Hij werkt als volgt: stel jezelf bij iedere actie, verzoek, mail, telefoontje of taak die op je afkomt de volgende vraag: Moet ik dit nu doen?
De truc bestaat er uit
dat je jezelf deze vraag vijf keer stelt en daarbij de klemtoon
steeds op een ander woord legt. Beantwoord je de eerste (of een
volgende) vraag met ‘nee’, dan hoef je de overige vragen niet meer te
beantwoorden en kun je de klus naast je neerleggen of aan een ander overlaten.
Moet ik dit nu doen?
Is het een uit te voeren
actie? Of is het informatie? Moet er überhaupt wat gedaan worden? Waarin ligt
de oplossing, in het handelen of juist in het niets doen? Zo nee, dan hoef je
de andere vragen ook niet meer te stellen.
Moet ik dit nu doen?
Ben jij de beste persoon
om dit te doen? Kan iemand anders het misschien beter doen, omdat zij/hij meer
tijd heeft of misschien juist meer kwaliteiten voor die specifieke klus? Kun je
de taak delegeren?
Moet ik dit nu doen?
Is er misschien ook een
andere oplossing mogelijk? Misschien is de alternatieve oplossing wel veel
effectiever?
Moet ik dit nu doen?
Welke prioriteit heeft
de taak dat het nu moet, wat zou er gebeuren als je het later zou doen of
misschien helemaal niet? Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid
zijn. Kan het een een weekje wachten?
Moet ik dit nu doen?
Hiermee bepaal je de
urgentie van de taak. Is het echt nodig dat het gedaan wordt?
Als je door deze Wijsheid toe te passen Tijd overhoudt raad ik het boek aan dat nu op mijn nachtkastje ligt: Filosofie voor het Leven; Jules Evans. Als ik het uit heb zal ik er over schrijven wat dit boek weer voor mooie wijsheden oplevert.....nu nog de toepassing in werk en privé......
Als je door deze Wijsheid toe te passen Tijd overhoudt raad ik het boek aan dat nu op mijn nachtkastje ligt: Filosofie voor het Leven; Jules Evans. Als ik het uit heb zal ik er over schrijven wat dit boek weer voor mooie wijsheden oplevert.....nu nog de toepassing in werk en privé......
Geen opmerkingen:
Een reactie posten